La organización de eventos no es una tarea sencilla y la línea que separa el fracaso del éxito a la hora de realizar cualquier tipo de acto es muy estrecha. Por este motivo, es importante tener algunos aspectos en cuenta a la hora de organizar un evento.
Ocho consejos para tener éxito en la realización de eventos
1. Fijarse unos objetivos
Toda empresa que organiza un evento debe tener uno o varios objetivos definidos. No es lo mismo organizar un evento para presentar un nuevo producto que realizar un evento cuyo fin sea acercarse a los consumidores de una determinada ciudad. Por este motivo, se debe tener clara la respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué queremos obtener de este acto?
2. Elaborar un plan de acción
En dicho plan deben incluirse todos los aspectos relativos al evento en sí. Desde la duración del mismo, pasando por el personal que se necesitará y qué papel jugarán los elementos tecnológicos y decorativos que serán usados durante la realización de eventos. Una vez se tenga conocimiento de todo lo que será necesario. se debe realizar un presupuesto que refleje el coste estimado.
3. Elegir el lugar y la fecha
Tras haber fijado un presupuesto real adaptado a las posibilidades de la empresa, el siguiente paso es fijar la fecha, la hora y el lugar en el que se celebrará el evento. En este punto es vital tener en cuenta a qué publico ira destinado. Conocer al público objetivo permitirá seleccionar la fecha y la hora que garantice una mayor asistencia.
Por otra parte, la selección del lugar donde se celebrará el acto depende mucho del tipo de evento y de las previsiones de asistencia. Por poner un ejemplo, si lo que se quiere es promocionar un nuevo producto o servicio, es muy probable que baste con el local de la empresa, mientras que, si se quieren organizar unas jornadas informativas sobre un determinado tema, un auditorio seria el lugar ideal.
4. ¿Cuáles son las necesidades de los asistentes?
Conocer al público objetivo no es solo importante para fijar el mejor día para realizar el evento, sino que también es vital para poder cumplir con las expectativas y necesidades de dicho público.
5. Promoción
Sin duda alguna, una de las claves del éxito de un evento es realizar la promoción adecuada. En la actualidad, se tiende mucho a centrarse en la publicidad digital cuando en algunas ocasiones es mejor utilizar la publicidad tradicional. Por ejemplo, si se va a presentar un producto destinado a los padres, lo más lógico es publicitar el evento en colegios, parques infantiles o guarderías.
En cualquier caso, la elección de los canales de promoción variará en función del público objetivo
6. Originalidad en la planificación de eventos
Uno de los factores fundamentales para tener éxito en la planificación de eventos es ser original. Si una empresa logra sorprender a los asistentes y ofrecerles una experiencia única, su imagen de marca se verá notablemente reforzada.
7. Imagen de marca
Sea cual sea el objetivo de un evento, este debe reflejar siempre los valores y la imagen de la empresa organizadora. Para ello, la decoración y el diseño deben ser acordes con la imagen que la empresa proyecta a los clientes en el día a día.
8. Fomentar la participación
En una buena organización de eventos se tienen en cuenta fórmulas para incentivar a los asistentes a participar y a que se comuniquen tanto con los trabajadores de la empresa, que deben reflejar también la imagen de marca, como con otros asistentes. Realizar mesas abiertas, turnos de preguntas u organizar concursos son solo algunas formas de lograrlo.
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