¿Buscas organizar un evento de éxito presencial en tu empresa y no sabes por donde empezar? Puede que al principio pienses que es algo sencillo, pero cuando comiences con los preparativos te darás cuenta de que conseguir un evento exitoso tiene más miga de la que parece. Es por eso que queremos ofrecerte una serie de consejos para que tu organización sea de diez.
7 consejos para un evento de éxito
Buena definición de los objetivos y del formato a utilizar
Al definir correctamente y de manera pormenorizada tus objetivos será más sencillo escoger el formato que más te conviene. Tendrás que definir detalles como la duración, el tiempo, el concepto, la restauración, el diseño de la sala o el sonido.
Otra de las ventajas de tener claros los objetivos son la posibilidad de una posterior medición tanto cuantitativa como cualitativa de los resultados.
Prioriza el contenido
Es importante el enclave, la decoración de la sala o el hilo musical, pero lo que no puedes dejar en segundo plano bajo ninguna circunstancia es el contenido. Los temas a tratar y la manera de hacerlo son la esencia de un evento.
Este contenido será esencial para conseguir atrapar a los asistentes, dejar una huella en su memoria y conseguir y mantener contactos de calidad. Si lo acompañas de originalidad el éxito estará asegurado.
Apóyate en la tecnología
Ya ha quedado claro que, al igual que se dice en marketing digital, en un evento presencial el contenido también es el rey. A pesar de ello, todo lo que arrope y ayude al contenido a brillar siempre es bien recibido.
Actualmente existen muchos y novedosos elementos tecnológicos que podrán ayudarte tanto a hacer tu evento más atractivo visualmente como a promocionarlo de manera más sencilla y económica. Videoconferencias, realidad virtual, mapping, anuncios en redes sociales, vídeos en directo… Todas estas herramientas pueden hacer que tu evento tenga mayor repercusión.
Cuida los gastos
Es evidente que van a existir gastos, pero estos pueden disminuir considerablemente con una buena planificación y un presupuesto correctamente elaborado. Cíñete a ese presupuesto y, si lo crees necesario, cuenta con ayuda y asesoramiento especializado para evitar que los gastos aumenten.
Siempre es aconsejable destinar una parte de ese presupuesto a los gastos imprevistos que puedan surgir para que, aunque aparezcan, siempre te halles dentro de lo planeado.
Escoge bien la ubicación
La ubicación en este tipo de eventos no puede dejarse al azar. Debes tener en cuenta multitud de variables. Por ejemplo es importante saber si los invitados acuden desde sitios cercanos o si, en cambio, es un evento nacional o internacional. Esto es crucial para saber qué medio de transporte utilizarán para llegar y poder escoger un lugar con parking gratuito o con buena combinación para llegar en transporte público.
Trabajar en equipo
Es uno de los mejores consejos que te podemos dar. No intentes organizar un evento con toda la carga sobre tus espaldas. Crea un equipo de trabajo y define de manera muy concreta de qué se va a ocupar cada uno de los integrantes del mismo. Es necesario que cada uno tenga sus tareas y que exista alguien que las coordine y se asegure de que todas las acciones tienen un objetivo común.
Feedback
El feedback de los asistentes es tan importante antes del evento como durante y después. Antes del mismo debes asegurarte de escuchar las opiniones y sugerencias de ese equipo de trabajo del que hablábamos anteriormente. Durante él deberás estar atento a lo que piensan los asistentes por si pudieses realizar alguna mejora en el momento y, por supuesto, de manera posterior es crucial escuchar qué sensaciones se llevan los invitados.
Con estos consejos estamos seguros de que tu evento será todo un éxito. En cualquier caso, en Babalua estamos para ayudarte en cualquier tema relacionado con la organización de eventos de éxito.
