La idea de organizar eventos virtuales no era algo que hubiera convencido a un enorme porcentaje de empresas hasta la llegada del Covid-19. Sin embargo, la actual pandemia mundial ha obligado a millones de personas a replantearse esta cuestión como la mejor vía para conseguir muchos de sus objetivos.
Actualmente la congregación multitudinaria de personas está prohibida y aunque, se espera que en un futuro puedan volver a darse este tipo de eventos, queda mucho camino por recorrer y a priori, todo parece indicar que los encuentros virtuales serán la mejor opción de cara a los próximos meses ya que, incluso habiéndose superado la crisis sanitaria, será recomendable mantener la precaución y ciertas distancias sociales o medidas de higiene.
Preparar eventos virtuales no supone grandes problemas ya que actualmente se cuenta con las herramientas y tecnologías suficientes para conseguirlo. La prueba de ello es que, hasta este momento, ya habían sido muchas las empresas que habían apostado por este tipo de encuentros, que incluso siendo de gran magnitud, obtuvieron grandes éxitos.
Pero, más allá de la actual necesidad de realizar los eventos virtuales que el Covid-19 ha provocado, ¿qué beneficios tienen este tipo de eventos?
Ventajas Eventos Virtuales
Mayor número de asistentes: Los límites de aforo que existen en cualquier salón de actos, pabellón o sala de presentaciones siempre serán bastante mayores que los que se pueden encontrar en la red o a través de internet. Es decir, los eventos virtuales cuentan con la opción de ser seguidos por un número de personas mucho más elevado que en caso de organizarse de manera presencial y esto es sin duda algo muy positivo pues, todo lo que durante ese tiempo sucede, puede llegar a mucha más gente.
Reducción en costes: Se produce en dos sentidos. En primer lugar, en el caso de los asistentes que ya no tienen la obligación de desplazarse hasta un determinado lugar y se ahorran no sólo tiempo sino también dinero. Por ejemplo, asistir a muchos eventos implica no sólo recorrer algunos kilómetros sino también coger un avión o un tren y pernoctar en la ciudad o país donde este tiene lugar. Y, en segundo lugar, para los propios organizadores del evento. El hacerlo de manera virtual les permite evitar hacerse cargo de la búsqueda de un lugar adecuado para la realización de ese evento y también de los gastos de alquiler de ese espacio y los materiales o el personal que van a trabajar durante el mismo para que todo salga a la perfección. Azafatas, catering, cámaras o equipo de sonido…
Control asegurado: Este tipo de eventos resultan mucho más medibles para sus organizadores. Algo que también les favorece a la hora de encontrar patrocinadores. La audiencia se analiza con mayor exhaustividad y permite obtener resultados más detallados.
Aumento de la accesibilidad: Gracias a no ser necesario desplazarse de casa o del lugar de trabajo para formar parte de estos eventos virtuales, ya sea como asistente o como ponente, es mucho más sencillo acceder a ellos. Por lo tanto, las oportunidades crecen.
Dinamismo asegurado: Los tiempos de espera en los eventos presenciales son más amplios. Levantar la mano para preguntar, desplazamientos de azafatos con el micrófono, entradas y salidas de ponentes al escenario…Sin embargo, cuando el evento es virtual, estas transiciones son mínimas y no sólo se hace más dinámico y entretenido, sino que el tiempo se ve mejor aprovechado para todos los que, de alguna manera, forman parte de ese encuentro.
Difusión y visibilidad: No todos los eventos presenciales cuentan con un equipo de grabación que da la opción a posteriori de que sean difundidos a través de diversas plataformas o redes sociales. Sin embargo, en el caso de realizarse de manera virtual, el guardar ese evento y compartirlo después en otras plataformas para que quienes se lo hayan perdido en directo puedan disfrutar de él es mucho más sencillo. Por lo tanto, la posibilidad de difusión y de aumento de visibilidad es mayor si de un evento virtual se trata.
Algunos de los consejos sobre eventos que te hemos ofrecido anteriormente, pueden aplicarse en parte para realizar eventos virtuales. No dejes de leerlos. Y por supuesto, en nuestro blog puedes encontrar artículos especializados sobre los puntos clave para la producción de video o como hacer un buen claim, que seguro te son de mucha utilidad.
Sea de una forma u otra, en Babalua contamos con un gran equipo de profesionales en el terreno de la Organización de Eventos. Para nosotros, crear un evento es mucho más que imprimir una cartelería o una lona, es crear un entorno único que sea recordado por el usuario. Un momento especial que fortalecerá el vínculo marca-cliente.
